Quelles données des hôtes peux-tu collecter pour la déclaration des hôtes et combien de temps les conserver ?

Que prévoit la loi sur la protection des données ?

Depuis le 1er septembre 2023, la loi révisée sur la protection des données (LPD) est en vigueur. Le nom, la date de naissance, l’adresse et le numéro de pièce d’identité de tes hôtes sont des données personnelles. Pour toi, en tant qu’hôte, les règles suivantes sont les plus importantes :

• Finalité et proportionnalité : Tu ne collectes des données que pour une finalité déterminée, claire pour ton hôte, et pas plus que nécessaire (art. 6, al. 2 et 3 LPD).
• Suppression : Tu détruis ou anonymises les données dès que tu n’en as plus besoin pour la finalité prévue (art. 6, al. 4 LPD).
• Exactitude : Tu vérifies que les données sont exactes (art. 6, al. 5 LPD). Pour la déclaration des hôtes, cela signifie les comparer avec la pièce d’identité.
• Sécurité des données : Tu protèges les données par des mesures adaptées au risque (art. 8 LPD). Ne laisse pas de déclarations des hôtes à la vue de tous dans le logement et n’envoie pas de photos de pièces d’identité dans tes conversations privées.
• Logiciels et prestataires : Si tu fais traiter des données par un prestataire ou une agence, il s’agit d’un traitement sur mandat. Tu veilles à ce que le sous-traitant garantisse la sécurité des données (art. 9 LPD).

Que dois-tu dire à tes hôtes ?

Lorsque tu collectes les données, tu informes tes hôtes au minimum de ton identité et de tes coordonnées, de la finalité et des éventuels destinataires, par exemple la police, la commune ou l’organisation touristique (art. 19, al. 2 LPD). Si les données sont transférées à l’étranger, tu indiques aussi le pays (art. 19, al. 4 LPD). Cette obligation ne s’applique pas dans la mesure où le traitement est prévu par la loi (art. 20, al. 1, let. b LPD). Cela vaut pour l’obligation d’annonce elle-même, mais pas pour les données que tu collectes en plus, par exemple à des fins publicitaires ou pour les évaluations.

Quiconque omet intentionnellement d’informer peut, sur plainte, être puni d’une amende pouvant atteindre CHF 250'000 (art. 60, al. 1 LPD). Le plus simple est d’ajouter une courte mention à la confirmation de réservation et une déclaration de protection des données sur ton site web.

Puis-je faire une copie de la pièce d’identité ?

Le droit fédéral exige que tu remplisses la déclaration des hôtes d’après les indications figurant sur la pièce d’identité et que ton hôte présente sa pièce d’identité (art. 18 OASA). Il n’exige pas de copie. Les règles varient selon les cantons :

• Vaud : dans le registre des hôtes, tu conserves une copie du passeport ou de la carte d’identité.
• Tessin : tu saisis le numéro et le type de pièce d’identité ; aucune photocopie n’est prévue.
• Nous n’avons trouvé d’obligation de faire une copie dans aucun autre canton. Tu vérifies la pièce d’identité et recopies les données.

Quand le canton n’exige pas de copie, il est difficile de justifier d’en faire une au regard du principe de proportionnalité (art. 6, al. 2 LPD). Une photo de la pièce d’identité contient plus de données que nécessaire pour la déclaration des hôtes.

Combien de temps conserver les déclarations des hôtes ?

Tu trouveras plus d’informations sur les cantons dans les pages consacrées aux Grisons, à Zoug, à Schwytz, à Glaris, à Soleure, à Saint-Gall, à l’Argovie, à la Thurgovie, à Bâle-Campagne et au Jura. À l’échéance du délai, tu supprimes les données (art. 6, al. 4 LPD). Les données de réservation dont tu as besoin pour la comptabilité et les impôts sont soumises à leurs propres délais.

Le RGPD de l’UE s’applique-t-il aussi ?

Le RGPD peut aussi s’appliquer aux prestataires établis hors de l’UE s’ils proposent délibérément des services à des personnes dans l’UE (art. 3, al. 2 RGPD). Son application à un logement de vacances suisse accueillant des hôtes d’Allemagne dépend du cas particulier et n’est pas définitivement tranchée.

Résumé, pas un conseil juridique. Font foi la source officielle indiquée et les règles de ta commune.