Welche Gästedaten darf ich für den Meldeschein erheben und wie lange aufbewahren?

Was verlangt das Datenschutzgesetz?

Seit 1. September 2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz (DSG). Name, Geburtsdatum, Adresse und Ausweisnummer deiner Gäste sind Personendaten. Für dich als Gastgeber zählen vor allem diese Regeln:

• Zweck und Verhältnismässigkeit: Du erhebst Daten nur für einen bestimmten, für den Gast erkennbaren Zweck und nicht mehr als nötig (Art. 6 Abs. 2 und 3 DSG).
• Löschen: Brauchst du die Daten für den Zweck nicht mehr, vernichtest oder anonymisierst du sie (Art. 6 Abs. 4 DSG).
• Richtigkeit: Du vergewisserst dich, dass die Daten stimmen (Art. 6 Abs. 5 DSG). Beim Meldeschein heisst das: mit dem Ausweis abgleichen.
• Datensicherheit: Du schützt die Daten mit Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind (Art. 8 DSG). Keine Meldescheine offen in der Wohnung, keine Ausweisfotos im privaten Chat.
• Software und Helfer: Lässt du Daten durch einen Anbieter oder eine Agentur bearbeiten, ist das eine Auftragsbearbeitung. Du stellst sicher, dass der Anbieter die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 DSG).

Was musst du den Gästen sagen?

Bei der Beschaffung informierst du die Gäste mindestens über deine Identität und Kontaktdaten, den Zweck und allfällige Empfänger, etwa Polizei, Gemeinde oder Tourismusorganisation (Art. 19 Abs. 2 DSG). Gehen Daten ins Ausland, nennst du auch den Staat (Art. 19 Abs. 4 DSG). Die Pflicht entfällt, soweit die Bearbeitung gesetzlich vorgesehen ist (Art. 20 Abs. 1 Bst. b DSG). Das gilt für die Meldepflicht selbst, nicht aber für Daten, die du darüber hinaus sammelst, etwa für Werbung oder Bewertungen.

Wer vorsätzlich nicht informiert, kann auf Antrag mit Busse bis CHF 250'000 bestraft werden (Art. 60 Abs. 1 DSG). Am einfachsten ist ein kurzer Hinweis in der Buchungsbestätigung und eine Datenschutzerklärung auf deiner Website.

Darf ich eine Kopie des Ausweises machen?

Das Bundesrecht verlangt beim Meldeschein, dass du ihn nach den Angaben im Ausweis ausfüllst und sich der Gast ausweist (Art. 18 VZAE). Eine Kopie verlangt es nicht. Die Kantone regeln das unterschiedlich:

• Waadt: Im Gästeregister führst du eine Kopie von Pass oder Identitätskarte.
• Tessin: Du erfasst Nummer und Art des Ausweises; eine Fotokopie ist nicht vorgesehen.
• In anderen Kantonen haben wir keine Kopierpflicht gefunden. Dort prüfst du den Ausweis und schreibst die Daten ab.

Wo der Kanton keine Kopie verlangt, ist sie nach dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit schwer zu begründen (Art. 6 Abs. 2 DSG). Ein Ausweisbild enthält mehr Daten, als der Meldeschein braucht.

Wie lange bewahrst du Meldescheine auf?

Mehr zu den Kantonen steht auf den Seiten zu Graubünden, Zug, Schwyz, Glarus, Solothurn, St. Gallen, Aargau, Thurgau, Basel-Landschaft und Jura. Nach Ablauf der Frist löschst du die Daten (Art. 6 Abs. 4 DSG). Für Buchungsdaten, die du für Buchhaltung und Steuern brauchst, gelten eigene Fristen.

Gilt auch die DSGVO der EU?

Die DSGVO kann auch für Anbieter ausserhalb der EU gelten, wenn sie Personen in der EU gezielt Dienstleistungen anbieten (Art. 3 Abs. 2 DSGVO). Ob das bei einer Schweizer Ferienwohnung mit Gästen aus Deutschland zutrifft, hängt vom Einzelfall ab und ist nicht abschliessend geklärt.

Kurz zusammengefasst, keine Rechtsberatung. Massgebend sind die verlinkte Amtsquelle und die Regeln deiner Gemeinde.