Vertrag über die Auftragsbearbeitung (Stovita)

Version 2026-10 · Swiss Activities AG, Seestrasse 21, 8703 Erlenbach · Massgebend ist die deutsche Fassung.

Dieser Vertrag regelt, wie die Swiss Activities AG Personendaten bearbeitet, die Gastgeber in Stovita erfassen oder über Stovita empfangen. Er setzt Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) um.

1. Parteien und Rollen

1.1Dieser Vertrag gilt zwischen der Person oder Firma, die Stovita nutzt («Gastgeber»), und der Swiss Activities AG, Seestrasse 21, 8703 Erlenbach («Swiss Activities»).

1.2Für die Personendaten, die der Gastgeber in Stovita bearbeitet, ist der Gastgeber Verantwortlicher und Swiss Activities Auftragsbearbeiterin im Sinne des DSG.

1.3Der Gastgeber ist dafür verantwortlich, dass er die Daten rechtmässig bearbeitet, insbesondere dass er die betroffenen Personen informiert (Art. 19 DSG) und nur Daten erfasst, die er für seine Zwecke braucht.

1.4Nicht unter diesen Vertrag fallen Bearbeitungen, für die Swiss Activities selbst verantwortlich ist: das Kundenkonto des Gastgebers und die Abrechnung mit ihm, die Daten, die Gäste auf dem Marktplatz von Swiss Activities eingeben, sowie Buchungen von Erlebnissen bei Swiss Activities.

2. Abschluss und Dauer

2.1Der Vertrag kommt durch elektronische Annahme in Stovita zustande, im Onboarding oder unter «Einstellungen › Datenschutz». Stovita speichert Version, Zeitpunkt und die Person, die angenommen hat.

2.2Er gilt ab der Annahme für die Dauer der Nutzung von Stovita. Pflichten, die ihrer Natur nach über das Ende hinaus wirken (Vertraulichkeit, Löschung und Rückgabe), gelten weiter.

3. Gegenstand, Art und Zweck der Bearbeitung

3.1Swiss Activities stellt Stovita als Software für Gastgeber und Verwaltungen von Ferienwohnungen bereit: Anfragen und Buchungen, Preise und Rechnungen mit QR-Rechnung, Kalender und Kanäle, eigene Website, Meldewesen und Kurtaxe, Gäste-App, Posteingang mit dem Assistenten Alpi, Reinigung und Team-App, Eigentümer-Abrechnungen und Berichte.

3.2Die Bearbeitung umfasst Erfassen, Speichern, Ordnen, Anzeigen, Berechnen, Erstellen von Dokumenten, Übersetzen, Versenden von Nachrichten und E-Mails im Namen des Gastgebers, Abgleich mit den Kanälen, die der Gastgeber verbindet, Export und Löschen.

3.3Zweck ist ausschliesslich die Erbringung der Funktionen von Stovita für den Gastgeber, einschliesslich Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung und Support. Swiss Activities verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke. Empfehlungen von Erlebnissen an Gäste versendet Stovita nur, wenn der Gastgeber sie einschaltet.

4. Betroffene Personen und Datenkategorien

4.1Besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG) sind nicht vorgesehen. Gibt ein Gast solche Angaben von sich aus an, etwa zu Allergien oder Barrierefreiheit in einer Nachricht, bearbeitet Swiss Activities sie wie alle übrigen Daten nach diesem Vertrag.

5. Weisungen

5.1Swiss Activities bearbeitet die Daten nur so, wie es der Gastgeber anweist. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, aus den Einstellungen und Handlungen des Gastgebers in Stovita und aus einzelnen Weisungen in Textform an privacy@swissactivities.com.

5.2Ist Swiss Activities gesetzlich zu einer anderen Bearbeitung verpflichtet, teilt sie dies dem Gastgeber vorher mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet.

5.3Hält Swiss Activities eine Weisung für datenschutzwidrig, informiert sie den Gastgeber und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

6. Vertraulichkeit

6.1Swiss Activities gewährt ihren Mitarbeitenden und Hilfspersonen nur Zugriff, soweit es für Betrieb, Fehlerbehebung oder Support nötig ist, und verpflichtet sie zur Vertraulichkeit, auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus.

6.2Ein Zugriff des Supports auf das Konto eines Gastgebers erfolgt nur mit besonderer Berechtigung, mit Angabe eines Grundes, befristet und protokolliert.

7. Datensicherheit

7.1Swiss Activities trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Art. 8 DSG und Art. 1 bis 6 der Datenschutzverordnung (DSV), die in Anhang 2 beschrieben sind. Sie passt sie dem Stand der Technik an; das Schutzniveau darf dabei nicht sinken.

8. Unterauftragsbearbeiter

8.1Der Gastgeber genehmigt den Beizug der Unterauftragsbearbeiter in Anhang 1. Dienste, die nur auf Wunsch des Gastgebers arbeiten, bearbeiten Daten erst, wenn er sie aktiviert.

8.2Swiss Activities informiert den Gastgeber mindestens 30 Tage im Voraus in Stovita oder per E-Mail über jeden beabsichtigten neuen oder ersetzten Unterauftragsbearbeiter. Der Gastgeber kann innert dieser Frist aus wichtigem Datenschutzgrund widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Gastgeber die betroffene Funktion abschalten oder die Nutzung von Stovita beenden.

8.3Swiss Activities überbindet den Unterauftragsbearbeitern Pflichten, die diesem Vertrag gleichwertig sind, und bleibt dem Gastgeber für sie verantwortlich.

8.4Keine Unterauftragsbearbeiter sind Empfänger, die der Gastgeber selbst bestimmt: Kanäle wie Airbnb oder Booking.com, die er verbindet, Behörden und Meldestellen, Dienste, die er auf seiner Website einbindet (zum Beispiel Google Ads oder Meta Pixel, die erst nach Einwilligung der Besucher laden), sowie die Empfänger der Nachrichten, die er versendet.

9. Bekanntgabe ins Ausland

9.1Die Datenbank und alle Dateien liegen auf einem Server in Deutschland. Deutschland gewährleistet einen angemessenen Datenschutz (Anhang 1 DSV).

9.2Personendaten werden nur dann in einen Staat ohne angemessenen Datenschutz bekanntgegeben, wenn geeignete Garantien nach Art. 16 Abs. 2 DSG bestehen, etwa die Zertifizierung des Empfängers nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standarddatenschutzklauseln, die der EDÖB anerkannt hat, oder wenn eine Ausnahme nach Art. 17 DSG greift. Anhang 1 nennt Standort und Garantie je Unterauftragsbearbeiter.

10. Unterstützung des Gastgebers

10.1Stovita stellt Funktionen bereit, mit denen der Gastgeber Begehren betroffener Personen selbst erfüllen kann: Auskunft und Datenexport pro Gast (JSON), Berichtigung, Anonymisierung eines Gasts, Auskunft aus dem Meldewesen sowie Exporte als CSV. Wo das nicht reicht, unterstützt Swiss Activities den Gastgeber auf Anfrage. Begehren, die bei Swiss Activities eingehen, leitet sie an den Gastgeber weiter.

10.2Swiss Activities meldet dem Gastgeber eine Verletzung der Datensicherheit so rasch als möglich, nachdem sie davon Kenntnis erhalten hat (Art. 24 Abs. 3 DSG), mit den Angaben, die ihr vorliegen: Art der Verletzung, betroffene Daten und Personen, soweit möglich deren Zahl, mögliche Folgen und getroffene oder vorgeschlagene Massnahmen. Sie unterstützt den Gastgeber bei der Meldung an den EDÖB und an die betroffenen Personen.

10.3Swiss Activities unterstützt den Gastgeber angemessen bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22 DSG) und bei Anfragen von Behörden, soweit sie Stovita betreffen.

11. Kontrollen

11.1Swiss Activities stellt dem Gastgeber auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die er braucht, um die Einhaltung dieses Vertrags zu prüfen.

11.2Der Gastgeber oder eine von ihm beauftragte, zur Verschwiegenheit verpflichtete und unabhängige Prüfstelle kann die Einhaltung höchstens einmal pro Jahr sowie nach einer Verletzung der Datensicherheit prüfen, mit einer Ankündigung von mindestens 30 Tagen, während der Geschäftszeiten und ohne den Betrieb zu stören. Daten anderer Kunden und Geschäftsgeheimnisse bleiben geschützt. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten.

12. Ende: Rückgabe und Löschung

12.1Bis zum Ende der Nutzung kann der Gastgeber seine Daten mit den Exportfunktionen von Stovita herunterladen. Auf Anfrage stellt Swiss Activities ihm innert 30 Tagen nach dem Ende einen vollständigen Export in einem gängigen Format zur Verfügung.

12.2Swiss Activities löscht die Personendaten des Gastgebers spätestens 90 Tage nach dem Ende der Nutzung, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Auf Wunsch bestätigt sie die Löschung in Textform.

13. Haftung

13.1Jede Partei haftet für Schäden, die sie durch eine Verletzung dieses Vertrags oder des Datenschutzrechts verursacht. Die Haftung von Swiss Activities ist, soweit gesetzlich zulässig, auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.

13.2Der Gastgeber stellt Swiss Activities von Ansprüchen Dritter frei, die darauf beruhen, dass er Daten unrechtmässig erfasst oder Weisungen erteilt hat, die dem Datenschutzrecht widersprechen.

14. Schlussbestimmungen

14.1Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes anderen Vereinbarungen zwischen den Parteien vor.

14.2Änderungen kündigt Swiss Activities mindestens 30 Tage vorher an. Eine neue Version gilt, sobald der Gastgeber sie in Stovita angenommen hat.

14.3Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest gültig. An ihre Stelle tritt eine Regel, die ihrem Zweck am nächsten kommt.

14.4Massgebend ist die deutsche Fassung. Die französische, italienische und englische Fassung sind Übersetzungen.

14.5Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist Erlenbach (ZH), der Sitz der Swiss Activities AG.

Anhang 1: Unterauftragsbearbeiter

Stand Version 2026-10. «Immer» heisst: bei Nutzung der betreffenden Funktion von Stovita.

Für den Betrieb von Stovita

Nur wenn der Gastgeber sie aktiviert

Anhang 2: Technische und organisatorische Massnahmen

Stand Version 2026-10. Beschrieben sind nur Massnahmen, die in Stovita umgesetzt sind.

Vertraulichkeit

• Stovita läuft seit Juli 2026 auf einem eigenen Server, der nur Stovita dient. Die Datenbank hat keinen öffentlichen Zugang und ist nur im internen Netz der Anwendung erreichbar.
• Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt; die Domains senden HSTS.
• Jeder Datensatz gehört zu genau einem Gastgeber, und jede Abfrage ist auf dessen Daten beschränkt.
• API-Schlüssel werden nur als Hash mit geheimem Zusatz (Pepper) gespeichert und haben eingeschränkte Berechtigungen. Das Gateway von Swiss Activities weist sich mit einem eigenen Geheimnis aus.
• Gäste, Team und Eigentümer öffnen ihre Seiten mit zufälligen, persönlichen Links. Links für Team und Eigentümer werden nur als Hash gespeichert und können jederzeit widerrufen werden.
• Supportzugriffe auf ein Gastgeberkonto brauchen eine besondere Berechtigung und einen Grund, sind auf 5 bis 60 Minuten befristet und werden in einem nur ergänzbaren Protokoll festgehalten.
• Wer Meldescheindaten ansieht oder exportiert, wird mit Zeitpunkt und Anlass protokolliert; das Protokoll wird nach 24 Monaten gelöscht.
• Zugangsdaten zu Drittdiensten liegen nur auf dem Server, nicht im Code. Der Schlüssel für Exa steht nur dem Hintergrunddienst zur Verfügung.

Integrität

• Alle Eingaben werden auf dem Server geprüft. Eingehende Webhooks werden mit Signatur oder Geheimnis geprüft (SendGrid, Customer.io, Channex, Adyen).
• Hochgeladene Bilder werden auf ihren Dateityp geprüft; Metadaten wie GPS-Koordinaten werden entfernt.
• Änderungen an Stovita gelangen nur über die Pipeline mit automatischen Tests auf den Server, nicht von Hand.

Verfügbarkeit

• Die Dienste werden laufend auf ihre Funktion geprüft und nach einem Absturz automatisch neu gestartet. Schlägt eine neue Version fehl, kehrt das Deployment automatisch zur vorherigen zurück.
• Die Datenbank wird stündlich gesichert und jede Sicherung beim Erstellen auf Lesbarkeit geprüft. Die stündlichen Sicherungen werden nach 48 Stunden gelöscht, die täglichen nach 30 Tagen.

Nachvollziehbarkeit

• Die Anwendung protokolliert Anfragen ohne Zugangsschlüssel. In den Zugriffsprotokollen des Servers werden persönliche Links geschwärzt; für die Gästeseiten wird kein Zugriffsprotokoll geführt. Die Protokolle rotieren nach Grösse (3 × 50 MB).
• Annahmen von Verträgen werden mit Version, Zeitpunkt und Person gespeichert.

Datenminimierung und Löschung

• Meldeschein ohne Ausweisbild: Die maschinenlesbare Zeile wird im Browser gelesen, und nur die nötigen Felder gelangen zu Stovita. Die Personenangaben werden nach der Frist der Gemeinde gelöscht, standardmässig 12 Monate nach Abreise.
• Anfragen an OpenAI enthalten keine Zugangscodes und werden mit «store: false» gestellt.
• Die Website-Statistik arbeitet ohne Cookies und ohne Speicherung von IP-Adressen; der Tagesschlüssel dafür wird nach zwei Tagen gelöscht. Werbe-Pixel auf Websites der Gastgeber laden erst nach Einwilligung der Besucher.
• Der Rohtext eingehender E-Mails wird nach der Verarbeitung entfernt, spätestens nach 30 Tagen. Profile bei Customer.io werden über ein eigenes Löschprotokoll wieder entfernt.
• Der Gastgeber kann einen Gast anonymisieren. Was er aufbewahren muss (Buchungsbelege, Meldeschein bis zum Ablauf der Frist), bleibt erhalten und wird angezeigt.

Organisation

• Zugriff auf Daten von Gastgebern haben nur Mitarbeitende, die ihn für Betrieb, Fehlerbehebung oder Support brauchen; sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
• Ansprechstelle für Datenschutz: privacy@swissactivities.com.