Contratto sul trattamento dei dati su mandato (Stovita)

Versione 2026-10 · Swiss Activities AG, Seestrasse 21, 8703 Erlenbach · Fa stato la versione tedesca.

Il presente contratto disciplina il modo in cui Swiss Activities AG tratta i dati personali che gli host registrano in Stovita o ricevono tramite Stovita. Attua l’art. 9 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD).

1. Parti e ruoli

1.1Il presente contratto si applica tra la persona o l’impresa che utilizza Stovita («host») e Swiss Activities AG, Seestrasse 21, 8703 Erlenbach («Swiss Activities»).

1.2Per i dati personali che l’host tratta in Stovita, l’host è il titolare del trattamento e Swiss Activities è il responsabile del trattamento ai sensi della LPD.

1.3L’host provvede a trattare i dati in modo lecito, in particolare a informare le persone interessate (art. 19 LPD) e a registrare solo i dati di cui ha bisogno per i suoi scopi.

1.4Non rientrano nel presente contratto i trattamenti di cui Swiss Activities è essa stessa titolare: il conto cliente dell’host e la fatturazione nei suoi confronti, i dati che gli ospiti inseriscono sul marketplace di Swiss Activities e le prenotazioni di attività presso Swiss Activities.

2. Conclusione e durata

2.1Il contratto è concluso mediante accettazione elettronica in Stovita, durante l’onboarding o in «Impostazioni › Protezione dei dati». Stovita registra la versione, il momento e la persona che lo ha accettato.

2.2Si applica dall’accettazione per tutta la durata dell’utilizzo di Stovita. Gli obblighi che per loro natura producono effetti oltre la fine (riservatezza, cancellazione e restituzione) continuano ad applicarsi.

3. Oggetto, natura e scopo del trattamento

3.1Swiss Activities mette a disposizione Stovita, un software per host e amministrazioni di appartamenti di vacanza: richieste e prenotazioni, prezzi e fatture con QR-fattura, calendario e canali, sito web proprio, notifica degli ospiti e tassa di soggiorno, app per gli ospiti, posta in arrivo con l’assistente Alpi, pulizie e app per il team, conteggi e rapporti per i proprietari.

3.2Il trattamento comprende registrazione, conservazione, organizzazione, visualizzazione, calcolo, allestimento di documenti, traduzione, invio di messaggi ed e-mail a nome dell’host, sincronizzazione con i canali che l’host collega, esportazione e cancellazione.

3.3Lo scopo è esclusivamente la fornitura delle funzioni di Stovita all’host, compresi esercizio, sicurezza, correzione di errori e supporto. Swiss Activities non utilizza i dati per scopi propri. Stovita invia raccomandazioni di attività agli ospiti solo se l’host le attiva.

4. Persone interessate e categorie di dati

4.1Il trattamento di dati personali degni di particolare protezione (art. 5 lett. c LPD) non è previsto. Se un ospite fornisce spontaneamente tali dati, ad esempio su allergie o accessibilità in un messaggio, Swiss Activities li tratta come tutti gli altri dati secondo il presente contratto.

5. Istruzioni

5.1Swiss Activities tratta i dati solo secondo le istruzioni dell’host. Queste risultano dal presente contratto, dalle impostazioni e dalle azioni dell’host in Stovita e da singole istruzioni in forma testuale inviate a privacy@swissactivities.com.

5.2Se Swiss Activities è tenuta per legge a un altro trattamento, ne informa preventivamente l’host, salvo che la legge lo vieti.

5.3Se Swiss Activities ritiene che un’istruzione violi la protezione dei dati, ne informa l’host e può sospenderne l’esecuzione fino al chiarimento.

6. Riservatezza

6.1Swiss Activities concede l’accesso ai suoi collaboratori e ausiliari solo nella misura necessaria per l’esercizio, la correzione di errori o il supporto, e li obbliga alla riservatezza anche dopo la fine del rapporto di lavoro.

6.2Il supporto accede al conto di un host solo con un’autorizzazione speciale, indicando un motivo, per un tempo limitato e con registrazione.

7. Sicurezza dei dati

7.1Swiss Activities adotta le misure tecniche e organizzative secondo l’art. 8 LPD e gli art. 1–6 dell’ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa), descritte nell’allegato 2. Le adegua allo stato della tecnica, senza che il livello di protezione possa diminuire.

8. Subresponsabili

8.1L’host autorizza il ricorso ai subresponsabili elencati nell’allegato 1. I servizi che funzionano solo su richiesta dell’host trattano dati solo dopo che l’host li ha attivati.

8.2Swiss Activities informa l’host con almeno 30 giorni di anticipo, in Stovita o per e-mail, di ogni nuovo subresponsabile o sostituzione prevista. Entro tale termine l’host può opporsi per un motivo importante legato alla protezione dei dati. Se le parti non trovano una soluzione, l’host può disattivare la funzione interessata o terminare l’utilizzo di Stovita.

8.3Swiss Activities impone ai subresponsabili obblighi equivalenti a quelli del presente contratto e resta responsabile nei confronti dell’host per il loro operato.

8.4Non sono subresponsabili i destinatari che l’host stesso determina: i canali che collega, come Airbnb o Booking.com, le autorità e gli uffici di notifica, i servizi che integra nel suo sito web (ad esempio Google Ads o Meta Pixel, che si caricano solo dopo il consenso dei visitatori) e i destinatari dei messaggi che invia.

9. Comunicazione all’estero

9.1La banca dati e tutti i file si trovano su un server in Germania. La Germania garantisce una protezione adeguata dei dati (allegato 1 OPDa).

9.2I dati personali sono comunicati in uno Stato che non garantisce una protezione adeguata solo se esistono garanzie appropriate secondo l’art. 16 cpv. 2 LPD, ad esempio la certificazione del destinatario secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework o clausole tipo di protezione dei dati riconosciute dall’IFPDT, oppure se si applica un’eccezione secondo l’art. 17 LPD. L’allegato 1 indica luogo e garanzia per ogni subresponsabile.

10. Assistenza all’host

10.1Stovita mette a disposizione funzioni con cui l’host può soddisfare autonomamente le richieste delle persone interessate: informazioni ed esportazione dei dati per ospite (JSON), rettifica, anonimizzazione di un ospite, informazioni dalla notifica degli ospiti ed esportazioni in CSV. Se ciò non basta, Swiss Activities assiste l’host su richiesta. Le richieste che pervengono a Swiss Activities sono inoltrate all’host.

10.2Swiss Activities notifica all’host una violazione della sicurezza dei dati il più rapidamente possibile dopo esserne venuta a conoscenza (art. 24 cpv. 3 LPD), con le informazioni di cui dispone: natura della violazione, dati e persone interessati, se possibile il loro numero, possibili conseguenze e misure adottate o proposte. Assiste l’host nella notifica all’IFPDT e alle persone interessate.

10.3Swiss Activities assiste l’host in modo adeguato in una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (art. 22 LPD) e in caso di richieste delle autorità, nella misura in cui riguardano Stovita.

11. Controlli

11.1Su richiesta, Swiss Activities mette a disposizione dell’host le informazioni necessarie per verificare il rispetto del presente contratto.

11.2L’host o un organo di controllo indipendente da lui incaricato e tenuto al segreto può verificare il rispetto del contratto al massimo una volta all’anno e dopo una violazione della sicurezza dei dati, con un preavviso di almeno 30 giorni, durante l’orario d’ufficio e senza disturbare l’esercizio. I dati di altri clienti e i segreti d’affari restano protetti. Ogni parte sostiene i propri costi.

12. Fine: restituzione e cancellazione

12.1Fino alla fine dell’utilizzo, l’host può scaricare i suoi dati con le funzioni di esportazione di Stovita. Su richiesta, Swiss Activities gli fornisce entro 30 giorni dalla fine un’esportazione completa in un formato usuale.

12.2Swiss Activities cancella i dati personali dell’host al più tardi 90 giorni dopo la fine dell’utilizzo, salvo che sussista un obbligo legale di conservazione. Su richiesta conferma la cancellazione in forma testuale.

13. Responsabilità

13.1Ogni parte risponde dei danni che causa violando il presente contratto o il diritto della protezione dei dati. Nella misura consentita dalla legge, la responsabilità di Swiss Activities è limitata al dolo e alla colpa grave.

13.2L’host manleva Swiss Activities da pretese di terzi fondate sul fatto che ha registrato dati in modo illecito o impartito istruzioni contrarie al diritto della protezione dei dati.

14. Disposizioni finali

14.1In caso di contraddizione, il presente contratto prevale sugli altri accordi tra le parti per le questioni di protezione dei dati.

14.2Swiss Activities annuncia le modifiche con almeno 30 giorni di anticipo. Una nuova versione si applica non appena l’host l’ha accettata in Stovita.

14.3Se una disposizione è inefficace, il resto rimane valido. Al suo posto subentra una regola che si avvicini il più possibile al suo scopo.

14.4Fa stato la versione tedesca. Le versioni francese, italiana e inglese sono traduzioni.

14.5Si applica il diritto svizzero. Il foro competente è Erlenbach (ZH), sede di Swiss Activities AG.

Allegato 1: subresponsabili

Stato alla versione 2026-10. «Sempre» significa: quando si utilizza la funzione di Stovita in questione.

Per l’esercizio di Stovita

Solo se l’host li attiva

Allegato 2: misure tecniche e organizzative

Stato alla versione 2026-10. Sono descritte solo misure attuate in Stovita.

Riservatezza

• Da luglio 2026 Stovita funziona su un server proprio, utilizzato solo per Stovita. La banca dati non ha accesso pubblico ed è raggiungibile solo nella rete interna dell’applicazione.
• Tutte le connessioni sono cifrate con TLS; i domini inviano HSTS.
• Ogni record appartiene a un solo host e ogni interrogazione è limitata ai suoi dati.
• Le chiavi API sono memorizzate solo come hash con un complemento segreto (pepper) e hanno autorizzazioni limitate. Il gateway di Swiss Activities si autentica con un proprio segreto.
• Ospiti, team e proprietari aprono le loro pagine con link personali casuali. I link del team e dei proprietari sono memorizzati solo come hash e possono essere revocati in qualsiasi momento.
• Gli accessi del supporto al conto di un host richiedono un’autorizzazione speciale e un motivo, sono limitati a 5–60 minuti e sono registrati in un protocollo a cui si possono solo aggiungere voci.
• Chi visualizza o esporta dati dei bollettini di notifica viene registrato con momento e motivo; il registro viene cancellato dopo 24 mesi.
• Le credenziali per i servizi di terzi si trovano solo sul server, non nel codice. La chiave di Exa è disponibile solo per il servizio in background.

Integrità

• Tutti gli input sono verificati sul server. I webhook in entrata sono verificati con firma o segreto (SendGrid, Customer.io, Channex, Adyen).
• Le immagini caricate sono verificate nel tipo di file; i metadati come le coordinate GPS sono rimossi.
• Le modifiche a Stovita arrivano sul server solo tramite la pipeline con test automatici, mai a mano.

Disponibilità

• I servizi sono controllati continuamente e riavviati automaticamente dopo un arresto anomalo. Se una nuova versione fallisce, il deployment torna automaticamente alla versione precedente.
• La banca dati è salvata ogni ora e la leggibilità di ogni copia di sicurezza è verificata al momento della sua creazione. Le copie orarie sono cancellate dopo 48 ore, quelle giornaliere dopo 30 giorni.

Tracciabilità

• L’applicazione registra le richieste senza chiavi d’accesso. Nei registri d’accesso del server i link personali sono oscurati; per le pagine degli ospiti non viene tenuto alcun registro d’accesso. I registri ruotano in base alla dimensione (3 × 50 MB).
• Le accettazioni dei contratti sono memorizzate con versione, momento e persona.

Minimizzazione e cancellazione dei dati

• Bollettino di notifica senza immagine del documento: la zona leggibile a macchina viene letta nel browser e solo i campi necessari giungono a Stovita. I dati personali sono cancellati alla scadenza del termine del comune, di regola 12 mesi dopo la partenza.
• Le richieste a OpenAI non contengono codici d’accesso e sono inviate con «store: false».
• Le statistiche dei siti web funzionano senza cookie e senza memorizzare indirizzi IP; la chiave giornaliera usata viene cancellata dopo due giorni. I pixel pubblicitari sui siti web degli host si caricano solo dopo il consenso dei visitatori.
• Il testo grezzo delle e-mail in entrata viene rimosso dopo l’elaborazione, al più tardi dopo 30 giorni. I profili presso Customer.io vengono rimossi tramite un apposito registro di cancellazione.
• L’host può anonimizzare un ospite. Ciò che deve conservare (giustificativi delle prenotazioni, bollettino di notifica fino alla scadenza del termine) rimane ed è indicato.

Organizzazione

• Hanno accesso ai dati degli host solo i collaboratori che ne hanno bisogno per l’esercizio, la correzione di errori o il supporto; sono tenuti alla riservatezza.
• Contatto per la protezione dei dati: privacy@swissactivities.com.